[心得] 大人學課程：專案管理一日特訓班

PM 像軍師、像導演，運籌帷幄、調動資源、思考解決方案。這是講師Bryan在課堂上不斷提到的概念。

(Bryan很愛拿孔明當例子，要是能有機會與他多聊三國與專案管理的關係一定很棒!)

演義中的孔明做了哪些事情呢? (演義是小說非正史)

◆ 初登場時要說服關張二將，讓團隊成員合作，案例：火燒博望坡 - 取得團隊信任。

◆ 居住荊州多年對當地天文地理了然於胸。案例：草船借箭、借東風 - 運用知識判斷有利條件、挪動資源。

◆ 守城遇司馬懿。案例：空城計 -  理解利害關係人、運用心理學，深知雙方性格與局勢制定退敵之策。

課程分三大主軸：

建立觀念：專案管理懶人包，用一張圖表解釋專案管理的過程及其中變動的應對策略。

熟悉工具：一頁式專案整合劇本，透過一張表格了解專案所需各要素：人、事、時、地、物、錢的關聯。

解決問題：前期建立觀念、學習工具後，用案例來演練模擬專案的各種變化、觀察問題、理解進度與成本。

觀念 - 找出目標與限制是必備技能

理解專案的目標與限制：每個專案的目標都不同。

例如：時間-2022世界盃足球賽場館、成本-居家DIY裝潢、品質-巴塞隆納聖家堂。

辨識關係人的利害程度以便及早控制成本。

例如：高架橋沒考慮到附近居住的噪音問題，事後搭建隔音牆的成本比起初期建設暴增7倍!!

專案範疇，WBS (Work Breakdown Structure) 、也稱工作包。

以終為始，這是這堂課程中首要的觀念認知，範圍定義出來，再來逐一拆招。

WBS為什麼重要？

◆ 把專案目標用視覺化、系統化的方式呈現，能讓團隊理解各自分工並用共同語言溝通。

◆ 建立進度回報的單位與結構、搭配表格能估計成本。

◆ 每次專案的WBS累積，都能夠成為下一個類似專案知識管理建構的起點與資訊參考。

定義與要點

◆ 我們需要明確編碼必須要定義產出結果。它是名詞、不是待辦工作。

◆ 要能實體驗證的產出物，定義範圍才有意義。

◆ 檢核成果時，能夠輕易判斷是否完成。

以懶人包圖表為例：

1.0 宣傳、1.1 DM 是WBS、最終是否完成，依據結果來判斷。(印刷、排版、色彩、紙張)

任務1234才是待辦工作(任務/Task)：如尋找廠商、比價、製作設計稿、發包聯繫.....etc

專案管理懶人包 - 資訊關聯的要素

工具 - 專案劇本 Big Table

課程中花了很多時間在循序漸進教導大家如何建構完成整張Big Table，

可說這課程中的最大精華，是前人的心血與智慧結晶。

一表在手，手中有如萬中策

理解要徑、任務的相依性、進行排程、學會看出專案進度的不合理、成本超支與否、提早預警的可能性、實際進度估值.....

課程由淺入深的教導如何使用Big Table(工具/劇本)來看待整個專案的輪廓，

我認為很重要的是，必須要先建構本來就會隨時因應狀況而作對應調整的心態，

心態觀念建立好了，透過善用工具、流程的方式來提升效率，

搭配實務應對，定能培養大局觀與思考解決問題的能力。

各自套用兩位創辦人常說的口頭禪，

「我得說啊」「專案管理很有意思」

課程學習心法，要搭配實戰演練才能進步。

PM像軍師，依據不同條件下找出最適解決方案，達成 多贏! 

就是PM的價值所在。

[摘要整理] 如果高校棒球女子經理讀了彼得杜拉克 2

 

素人作家的夢幻典範，岩崎夏海談如果杜拉克

產生新事物的機會也會發生變化，創新就是有意識或有組織地尋求改變。

留意發生在周遭不同以往的現象，

創新的七個機會：

1. 預料之外的事 - 還沒成立球隊就有五名經理

2. 落差的出現 - 高中沒有學習管理的環境

3. 需求的出現 - 多名經理都對管理有興趣

4. 產業結構的變化 - 金屬球棒登場

5. 人口結構的變化

6. 認知的變化 - 杯子半滿或半空的看法

7. 新知識的出現 -

這七個創新機會是互有交集，像是七個窗戶。

從窗戶外望出去的景色大同小異，但是從房間正中央看出去的七個景象則各有不同。

EX: 棒球隊還沒成立就有五名經理，這是意外的成功。

預料之外的成功是創新的最佳機會，是沒想到的成功與失敗。

能夠謙虛地接受變化，需要很大的勇氣。

對於預料之外的成功，人們往往不會發現，甚至沒有注意到。(不自覺的抗拒變化)

利用預料之外的成功所帶來的創新機會，加以分析。

邀請隊員的創新，不是叫人來打球，是問你要不要當經理?

預料之外的成功，更應該因自身事業、技術與市場定義的不同。

能夠回答這些問題，成功的風險將會降低，是最能帶來創新的機會。

EX: 想學管理，可是高中沒有學習的環境。這是落差，尋求創新的第二個機會。

落差是現實與理想的差距，或是應該如何卻沒做到。

落差的出現是創新機會的徵兆。

EX: 多名經理都對管理有興趣，是特定的需求。

既是落差，也是需求。

EX: 結構變化 - 出現金屬球棒

結構的變化是給產業外人士例外的機會，對業內人士來說，同樣的變化卻會帶來威脅。

實施創新的外部人士不避承受風險，就能迅速發展出強大的勢力。

EX: 掌握認知變化-發球機不是拿來打是給投手觀察要如何創新球路

杯子半滿或半空的容量都一樣，但意義完全不同，採取的行動也不一樣。

將世人所認知的半滿轉變為半空時，創新的機會就誕生了。

新創事業成功四原則：

1.聚焦市場。

2.財務預估，尤其是針對現金流與資金訂立計劃。(與資金同樣重要的是甚麼)

3.在需要之前先成立高階管理團隊 - 因應適應變化。

4.創立新事業的企業家要決定自己的腳色、責任、定位。

檢視自己擅長與不擅長甚麼，可看出新創事業成功的徵兆，因此是想創業的企業家必須思考的問題。

創新的原則：

1. 執行創新必須從分析機會開始。

2. 創新是在分析理論的同時，也強化認知。

3. 為了創新成功，必須聚焦在單純的目標。

4. 為了創新成功，必須先從小規模開始。

5. 想要創新成功，必須一開始就躍居第一。

創新&競爭

隨著資訊化社會進步，參與競爭的人增加了。

管理必須減少不要的工作，也要增加必要的工作，創造大家的充實感。

在競爭社會裡，創新是在競爭社會生存的最佳方式。

創新就是不參與競爭，因為新開發的領域，沒有人參與競爭。

不加入競爭，反而是在競爭社會生存的方式。

企業家

為了營利，自發性地擔任經營、資源調度工作，以產出商品的人。企業的經營者。

企業家精神，與其將已經做過的事做好，更傾向展開新事物，發掘其中的價值。

企業家會進行創新，創新是企業家特有的工具。

企業家，就是將秩序破壞、解體的人。企業家的職責是「創造性破壞」。

真實最喜歡新事物。

與其把已經做過的事情做好，更喜歡嘗試新的事，發現其中的價值，具有真正的企業家精神。

指導、學習、成長

所謂「指導」，在很多情況下，對指導者來說本身就是一種收穫。

別人對自己關心的事感興趣，會感到高興；對方認真聆聽自己的話，也會令人愉快。

指導別人，意謂著自己也在學習。

對別人的嗜好表示關注、提問，向這個人學習並成長，是讓他有收穫的方式。

球隊能表現優異，不只是管理奏效，還有一個不能忽略的重要因素就是「成長」。

說服術：

聽到別人推薦或勸說，未必真的想嘗試；如果看到別人樂在其中，自己卻被禁止，反而躍躍欲試。

為了提供充實感，要先了解對方的優點，同時讓對方施展強項，得到他人的肯定。

人一聽到「只有你能做」，多半會被打動，產生捨我其誰的念頭。

如果是「可以取代你的人很多」，再優秀的人也會失去鬥志。

比甚麼都重要的是企業家的經營策略。

若能從顧客端去思考效用與價格，從顧客特有的狀況與價值著手，成功的機率會明顯提高。

「說服」是告訴對方會有甚麼好處，對對方知道「你會獲得這些」而接受提議。

規模：

「最大」未必是好事，應該追求「最適」。

規模龐大的構想，試圖在產業引起革命的計畫不會順利進行。必須以特定市場為對象，展開小規模的事業。

否則調整與改變會耗費太多時間。

創新很少在初始階段就正確定位，為了易於調整，要控制在小規模，需要的人才與資金也較少。

決策：

不是在全體一致通過的情況下，進行管理上的決定。

要先讓對立的意見產生衝突，讓不同的見解形成對話，從相異的判斷中做出選擇，最後才實行。

做決策的第一原則：沒有對立的意見時，不要急著做決定。

篩選合適的人

從A到A+：「偉大的企業是先聚集人，才決定事業」。

人才不是最重要的資產，「適當的人才」才是最重要的資產。(不適當的人會妨礙組織發展)

要怎麼做才能讓練習時無故缺席的球員自動歸隊?

來這裡的進入甲子園為目標，還要通過困難的入學考試，所以基本上一開始就沒有這樣的學生。

因為練習時無故缺席，損失最大的是當事人，他自己應該會察覺。

我不必命令他們，只要教練開始跑，他們就會自動跟著跑。

說不定這就是提高鬥志的方法，哪天我跑不動了，我想就是辭去教練職務的時候。

管理

管理是為渾沌的事情建立秩序。

管理的條件之一，就算經理人不在，組織仍能持續運作。

目光不放在他人的缺點上，只有盡力解決問題。

符合杜拉克所說經理人不可欠缺的資質中「正直」的品格。

管理是不著眼於弱點，藉組團隊之力截長補短。

教育是關注弱點，試著克服。

成長不只是發揮長處，也包括克服弱點。

著眼於缺點多於長處的人，不能任命為經理。

只注意到做不好的部分，無視於成果的人，終究會使團隊的士氣低落。

其他

詢問本身就在傳達訊息

所謂骨氣，就是信念吧，對我來說就是「不能扭曲的正確的事」。

只要自己的信念不與他人的信念衝突，事情就會順利。

破壞性的創新，所有投手都會投一種破壞性的變化球：110KM的蝴蝶球。(太扯)

所有投手幾乎都能完封對手，根本就不是比賽，連「競爭」都不成立，不用競爭就能獲勝。

[文章分享] 擔任主管常見的 16 個挑戰與解法

擔任主管常見的 16 個挑戰與解法

文章出處於商業思維學院

我的回顧(常見情況)：

● 信任，鮮少有人能夠單打獨鬥把事情做大、做好，因此建立信任感我認為是不管在哪個位置都必備的，否則該如何推動事務、說服他人合作呢?

● 失望，我也有過對於信任的人感到失望的時候，從這裡我學到的經驗，對人還是要秉持信任，但不要過於天真。

● 熱忱，曾經有段時間很難維持熱忱，完全命中。當時甚至不知道自己為何而戰，雖然事後回顧磨練是成長的養份，但是若能找人聊聊調整心態與做法，肯定不會如此辛苦。

● 加班，越來越長的工時，承擔的責任變多了，自己的時間變少了，會好好研究 OTPR

● 離開，歌詞是這麼說的：離開錯的才能和對的相逢。 最近才經歷過 -- 與團體這輛車的方向不同，只有盡早下車才是最好的做法。儘管會不愉快，但無可避免。

● 人才，本來就難找，難找的是能融入適合團隊的人，不是最厲害的。 

● 決策，沒有標準答案，肩負的責任與難處，不足為外人道也。

● 妥協，管理&政治、本身就是一種妥協，你能用甚麼來換取長遠的目標呢?

● 衝突，價值觀不同肯定衝突，能把重心放在更重要的地方上嗎?  如果價值觀對當事人就是最重要的，那就是取捨/拔河了。

● 有責無權，專案需求這個情境倒是很常遇到XD   如文中所說，老闆各有考量，那就只好.......請公子獻頭吧!  (smile)

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還沒遇過或鮮少遇到，假設情境該怎麼處理。

● 自我懷疑，我很少有這種情境，只想著該怎麼克服。或許將來還是難免遇到，自我對話提振信心 & 尋找前輩/ 前人分享面對難題的心路歷程，終究有機會能解決。

● 夾心餅乾，不論是否職場，人嘛~ 難免都會當個幾次夾心餅乾，除了換位思考與溝通外，分析利害得失給當事人參考，站在對方的利益來說話，會是有效推進的方法哦。

● 越級管理，這真的好雷!! 多頭馬車要聽誰的?  認同 Gipi i的作法，若能兩邊直接對話最好，誰都不得罪。但若不能，在能力範圍內我還是會先評估後再確認準備方案 & 告知進度給兩位上級。

跨領域轉職

經理人文章 - 

「跨領域轉職，等於打掉重練？放棄耕耘 9 年的專業，我才發現「穩定」是種錯覺」

「你為什麼想離開？」

「你為什麼想跨到不同領域？」

對於文章開頭的兩個提問，自問自答。

經過一段時間以來的探索，我發現自己...

比起程式設計，我對於專案管理更為擅長、更感興趣。

我認為專案管理是一種生活思考的模型，使事情盡可能地在規畫之中進行發展，

縱有意外偏離軌道，也有對應的餘裕空間與執行修正計畫(你有張良計，我有過牆梯？)。

儘管職涯中並沒有真正擔任過PM一職，但如此思維、與執行力早已落實在日常中：

小孩教育規劃、家庭生活細節、球隊社團經營管理，無一不是有著這樣的影子。

內人說我的行事風格根本就是Prevenger, not Avenger. ( Prevenger出處來自於Avngers Endgame)

既然如此，

何不以過去的經驗與專業為基礎，嘗試挑戰新的領域？

職涯不見得只有一條路，我相信突破框架的思考，可以帶來人生不同可能性的改變。

 

人生至此經驗的積累，淬鍊後的做人處事智慧，會使我成為更成熟的大人。

與不同專業的夥伴們共事，貢獻我的熱情與所長，這是我人生中所追求的其中一塊拼圖。

儘管Roadmap可能會有需要調整，也會遭遇失敗挫折，然而在這個瞬息萬變的世界，過去被定義的穩定或已不復存在。

想到 Reid Hoffman 說，

「人生是永遠的測試版」

這是一種終身持續自我成長/調整的承諾，也期許未來自己能秉持初衷。

初心を忘れない 

從棒球看專案管理 – 管理上遇到的挑戰，「人」

回顧過去，人生中持續長久以來都沒中斷的事，就是棒球了。

我喜歡棒球充滿變數帶來的回饋，它總是帶給我意想不到的驚奇發生；

與我長時間累積努力於此面得到的成就感，不論是技術體能、待人接物、溝通協調、管理實務。

陸續待過幾支球隊(公司)，從單純夢想能在球場上揮灑汗水，到現在能熟悉球隊各種大小事務，

體會並確信與志同道合的夥伴們一起經營球隊，打造一個能讓大家能有團體共識，一起揮汗努力的園地，

我相信這是值得投注心力於此的地方(定義專案目標)。

儘管業餘棒球不是工作賺錢，但從中所得到的回饋滿足，卻也絕非單純金錢所能衡量。(成就感)

 

要維持經營一個團隊，真正的危機不是無球可打(做不到生意)，而是沒有足夠人員能夠維持運作。

影響人數的因素很多，傷勢、工作、家庭因素…..

最大的問題是，

球隊走向會變換，而個人的意向也是如此(公司政策vs個人生涯規劃)，

當公司走向與個人意願不符之時，分道揚鑣是理所當然之事。 此時就是管理所要面臨的考驗。

 

 

從過去到現在，都不免遇過人員流動、人手不足、

甚至是內部發生歧異爭執導致人員出走的現況。(專案中必然發生的問題)

團隊維持不易，如何鞏固向心力 & 維穩團隊？

整理幾個經個人體悟認為團隊/專案管理中的重點如下：(以下的「他」可能是複數多人，也可能是單獨一人。)

1. 找到對的人上車

每個團體中必定有一個讓組織前進的大方向，這個主軸是必須由中心領導者所抱持的共同信念。

每位新加入的夥伴，都要先確定雙方的目的地是否相同(認同or配合組織願景)，

如果發現南轅北轍，途中也必定有人要提早下車。這是個人與組織管理中都需要互相理解之處。

「對的人」不一定是最厲害的人，而是能與組織價值觀同方向的人，

藉由觀察、溝通與調整，適才適所，才能發揮個人能力與團體合作的價值。(最常見的例子可說是MONEY BALL這部電影)

 

他無法提供戰力(工作能力與價值)、組織也沒有任何理由撥出資源給他，

雙方若不能互相提供價值，當其中有一方認知不同時，通常結果不免走到有一方必定要失望離開。

反之，則能夠盡可能維持長時間的互相依存關係。(組織與個人之間是彼此依賴)

 

 

2. 車子行進方向變更了，原本的乘客要換車嗎？

新的領導者上台，未必總是蕭規曹隨，管理風格也可能丕變，原本的老臣還能安穩過日嗎?

他鮮少出現，總是有理由缺席，每次上場也難以拿出令人信服的表現(工作表現低落)，

身為領導者在無法與其溝通，也必須要兼顧其他同伴的權益之下，只能做出冷凍的選擇。

然而，以資深員工自居的他，認為自己表現優異，認為管理者德不配位，

卻渾然不知團隊走向早已與心中期待大相逕庭，無法看清事實最終也只能黯然離開。

不定期地確認個人與組織的走向，盡早溝通規劃，是對雙方都好的做法。(方向錯了，就請下車吧!)

 

3. 勢不可使盡，山水有相逢。

A與B因某種糾紛而形同水火，最後自是破局了，以此分成兩派的人馬也因此拆夥，團隊也幾乎是半死不活。

多年後在某處同樣的戲碼又再度上演，這次不同的是，雖然人員出走，雖然依舊面臨解散危機(專案即將失敗)，

但離開場外、情誼還在，並未惡言相向，對於棒球的熱情依舊沒變；

只是彼此的方向不同，從此兄弟爬山，各自為理想努力。

最後憑著核心理念相同的夥伴們一起用盡各種徵人方式，重新招兵買馬，得以讓團隊持續維運(克服問題)。

團隊難免有意見分歧，即使無法共事，也真心給予對方祝福。

若非仍珍惜情誼，又豈能在日後遇到難題時，獲得對方的協助呢?  

專案要能順利完成，個人最深刻感想是，

不論是內部成員或外部關係人，盡可能瞭解最重要的因素「人」的想法與需求。

只要能掌握住這個要素，事情就算能成功一半了。

● 專案目標 & 團隊願景

● 最難以預測掌握的因素 - 「人」。

● 讓合適的人上車，目的地不同的乘客請換車。

● 將車開往目的地 – 組織價值觀一致的夥伴才能驅使團隊前進。